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Migration zu SAP S/4HANA®

Anforderungen und wesentliche Überlegungen für eine erfolgreiche Projektumsetzung

Jede Datenmigration auf ein neues ERP-System stellt für Unternehmen eine Herausforderung dar. Besonders schwierig kann es werden, wenn die Migration auf ein komplett anderes ERP-System erfolgen soll, denn die Datenbanken sowie die Prozesse sind in der Regel unterschiedlich. Daher ist in solchen Fällen eine detaillierte Konzeption im Vorhinein unumgänglich.

Doch was ist zu beachten, wenn die Migration von bisherigen SAP® ERP ECC 6.0 auf die neue Version SAP S/4HANA® erfolgen soll? Sehr gerne wird hierbei argumentiert, dass es doch bisher SAP® war und auch weiterhin zukünftig SAP® sein wird und daher der Aufwand doch eher gering sein wird.

Jeder, der sich mit der Materie etwas genauer auseinandergesetzt hat, wird schnell feststellen, dass sich zu viele Änderungen zwischen diesen beiden SAP® Systemen ergeben haben, sodass auch hier eine gewisse Komplexität bei der Überleitung der Daten vorhanden ist.

Alleine der Aufbau und die Struktur der SAP HANA® Datenbank setzt voraus, dass im Vorfeld einer Migration die Konzeption genauer überlegt werden muss. Immerhin verändert sich der Aufbau der Datenbank von einer zeilenorientierten zu einer spaltenorientierten Speicherung der Daten, nur um ein Beispiel zu nennen, sodass die Herausforderung der Datenüberleitung gegeben ist.

Hinzu kommt, dass mit der Einführung von SAP S/4HANA® die Datenebene und die Anwendungsebene verschmolzen werden. Es gibt also hier in Zukunft keine klare Grenze mehr, zwischen diesen beiden Ebenen, auch wenn weiterhin der ABAP® Stack verwendet werden kann, so kann in SAP S/4HANA® ein Teil der Anwendungsentwicklung in der SAP HANA® Datenbank stattfinden.

Diese Änderungen sind ein Auszug aus diversen Gründen, warum auch weiterhin jedes Unternehmen im Vorfeld der Migration seine Hausaufgaben machen muss und die Konzepte für jeden Bereich so genau wie nur möglich erstellen sollte, damit bei der tatsächlichen Durchführung der Migration keine wesentlichen Probleme auftreten.

Allgemeine Anforderungen an eine Migration

IT-Systeme müssen bestimmte Sicherheitskriterien erfüllen, damit es zu keinem Verstoß gegen gesetzliche Rahmenbedingungen kommt. Daher muss natürlich auch bei der Migration genauestens darauf geachtet werden, dass bestimmte Grundsätze nicht nur in Zukunft im neuen ERP-System eingehalten werden, sondern auch bereits während der Migration.

Hierzu gibt es vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) diverse Fachgutachten, die zu berücksichtigen sind.

Insbesondere sollte hier das Fachgutachten IDW RS FAIT 1[1] erwähnt werden, welches die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie beschreibt. Darin wird klar definiert, was in diesem Zusammenhang zu beachten ist. In Ziffer (18) steht hierzu:

„Die Anforderungen der §§ 238, 239 und 257 HGB sind bei der Gestaltung einer IT-gestützten
Rechnungslegung zu beachten. Im Einzelnen sind dies
• die Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (§ 239 Abs. 4 HGB) und die
Berücksichtigung der damit verbundenen Anforderungen an die Sicherheit IT-gestützter
Rechnungslegung,
• die Nachvollziehbarkeit der Buchführungs- bzw. Rechnungslegungsverfahren (§ 238 Abs. 1 Satz 2
HGB),
• die Nachvollziehbarkeit der Abbildung der einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und
Abwicklung (§ 238 Abs. 1 Satz 3 HGB),
• die Einhaltung der Aufbewahrungsvorschriften (§ 239 Abs. 4, § 257 HGB)“

Diese Ziffer gilt natürlich nicht nur während des Betriebs eines ERP-Systems, die Punkte müssen selbstverständlich auch bei der Migration berücksichtigt werden. Auch wenn die Deutung hierbei eine leicht veränderte ist. Denn bei der Migration muss nicht nur überlegt werden, wie sichergestellt wird, dass im neuen System die Daten die oben erwähnten Anforderungen erfüllen, sondern auch, wie während der Migration diese Punkte weitestgehend eingehalten werden können.

Aber auch der Punkt (23) im Fachgutachten IDW RS FAIT 1 ist für die Migration hervorzuheben, welcher die Sicherheitsanforderungen, die von IT-Systemen zu erfüllen sind, definiert. Die Migration muss demnach auch die Sicherheitsanforderungen der Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit, Autorisierung, Authentizität und Verbindlichkeit mitberücksichtigen.

Als Beispiel hierfür ist der Punkt Vertraulichkeit erwähnt. In der Regel unterstützen externe Berater das Unternehmen bei einer Migration. Die gesamten Daten, also auch sehr sensible, welche unter die EU-DSGVO bzw. BDSG fallen, können von diesen eingesehen werden. Es muss daher sichergestellt sein, dass diese Daten nicht unberechtigt weitergegeben werden.

Im Fachgutachten IDW RS FAIT 1 wird unter Ziffer (25) auch auf die Ordnungsmäßigkeitskriterien eingegangen:

  • Vollständigkeit (§ 239 Abs. 2 HGB)
  • Richtigkeit (§ 239 Abs. 2 HGB)
  • Zeitgerechtheit (§ 239 Abs. 2 HGB)
  • Ordnung (§ 239 Abs. 2 HGB)
  • Nachvollziehbarkeit (§ 238 Abs. 1 Satz 2 HGB)
  • Unveränderlichkeit (§ 239 Abs. 3 HGB)

An dieser Stelle sollte auch darauf hingewiesen werden, dass es absolut keinen Unterschied macht, ob die Migration durch die eigenen Mitarbeiter des Unternehmens, durch externe Berater oder gar durch den externen Dienstleister durchgeführt wird.

Insbesondere, wenn die Betreuung des SAP®-Systems an einen externen Dienstleister mit Rechenzentrum ausgelagert ist, sind die oben erwähnten Punkte auch weiterhin durch das Unternehmen selbst zu hinterfragen und in der Konzeption zu berücksichtigen. Denn die Verantwortung für die Daten, bzw. in diesem Fall für die Datenmigration, liegt auch in diesem Fall ohne Ausnahme beim auslagernden Unternehmen.

Diese Rahmenbedingungen erfordern daher eine Vielzahl an Überlegungen, die für die letztendliche Durchführung der Migration berücksichtigt werden müssen.

In dieser Hinsicht sollten im Vorfeld der Migration zumindest folgende Fragestellungen berücksichtig worden sein:

  • Wurden die Datenstrukturen und Datenformate richtig und vollständig erhoben, sodass die Überleitung vollständig und korrekt erfolgen kann?
  • Welche Mapping-Strukturen, z.B. aufgrund einer gleichzeitig mit der Migration durchgeführten Änderung des Kontenplans, werden benötigt?
  • Welche Steuerungsparameter sind zu berücksichtigen und wie müssen diese im neuen System eingerichtet werden?
  • Wie sollen die Datenbestände der Alt-Systems und die sogenannten „Eröffnungsbestände“ im Neu-System für alle definierten Zeiträume abgestimmt und zwecks späterer Nachvollziehbarkeit archiviert werden?
  • In welchem System sollen die Datenbereinigungen durchgeführt werden? Noch im Alt-System, oder erst nach Übertragung im Neu-System?

Diese Fragestellungen und die zuvor erwähnten gesetzlichen Rahmenbedingungen sollten die Basis für die Konzepte darstellen, welche in weiterer Folge erstellt werden müssen, um den Prozess der Migration bis hin zur Produktivsetzung zielgerichtet und effizient, aber selbstverständlich auch fehlerfrei durchführen zu können.

Wesentliche Überlegungen für eine Migration nach SAP S/4HANA®

Angenommen, es existiert bereits ein SAP®-System mit einer Datenbank eines Drittanbieters. In diesem Fall gibt es zumindest drei mögliche Varianten, eine Migration auf SAP S/4HANA® durchzuführen.

  • Aktualisierung des bestehenden Systems (Brownfield)
  • Komplette Neuinstallation (Greenfield)
  • Gezielt Prozesse und Strukturen verändern und selektiv historische Daten, Org-Einheiten etc. behalten (Selective Data Transition)

In der ersten Variante werden die bestehenden Prozesse und Modifikationen beibehalten. Der Vorteil daraus wäre, dass der Umfang der Änderungen gering ist. Allerdings kann das volle Potential von SAP S/4HANA® nicht genutzt werden kann, bzw. die Systemkomplexität weiterhin bestehen bleibt.

Ein weiterer Nachteil dieser Variante ist, dass sie nicht verwendet werden kann, wenn sich das Unternehmen für die SAP S/4HANA® Cloud entscheidet. In diesem Fall ist eine Neuimplementierung (Greenfield) notwendig.

Die zweite Variante bedeutet, dass die Prozesse des Unternehmens nicht übertragen werden und demnach neu definiert werden müssen. Einzig die Daten werden aus dem Alt-System übernommen. Der Vorteil dieser Variante ist, dass die Unternehmensprozesse kritische hinterfragt werden müssen und dadurch mögliche Verbesserungspotentiale im neuen System eingearbeitet werden können. Dieser Ansatz hat allerdings den Nachteil, dass das gesamte Projekt wesentlich komplexer und dadurch die Projektdauer verlängert wird. Immerhin müssen für die Neudefinition der Prozesse eine Vielzahl an Abteilungen und Entscheidungsträger eingebunden werden.

Die dritte Möglichkeit ist eine Mittelvariante aus beiden zuvor genannten Möglichkeiten, die sogenannte Selective Data Transition. Hierbei werden sozusagen jene Teilprozesse und Daten, welche nicht geändert werden müssen beibehalten, alle anderen neu implementiert. Mit dieser Variante erhält das Unternehmen die Möglichkeit, jene historischen Daten und Prozesse zielgerichtet in das neue System mitzunehmen, welche keine Veränderung benötigen. Ein Beispiel dafür kann sein, dass die Finanzbuchhaltung einen neuen und einheitlichen Kontenplan erhält und dafür neu definiert werden muss. Alle übrigen Prozesse bleiben jedoch so wie gehabt, da diese bereits für die Zusammenarbeit mit Lieferanten bzw. Kunden optimiert sind.

Jede der genannten drei Varianten hat ihre Vor- und Nachteile. Daher sollte bei der Entscheidung sehr gut überlegt werden, welche die am besten geeignetste für das Unternehmen darstellt. Immerhin ist die Auswahl der richtigen Migrationsvariante ein wesentlicher Teil zu Beginn des Projektes. Darauf bauen alle weiteren Schritte auf, insbesondere welche Vorarbeiten geplant und durchgeführt werden müssen.

Eine umfassende Analyse der bestehenden und eine Definition der zukünftigen Prozesse ist ein weiterer wichtiger Schritt. Daraus ergeben sich bereits Rückschlüsse, welche Daten überhaupt übernommen werden müssen und in welchem System diese bereinigt werden.

Eingangs wurde aber bereits festgestellt, dass sich die SAP HANA® Datenbank in Aufbau und Struktur geändert hat. Daten, die bisher in mehreren Tabellen gespeichert wurden, könnten jetzt nur noch in einer einzigen liegen usw. Daher muss ein besonderes Augenmerk auf Mapping-Tabellen gelegt werden, die genau diese Überleitungen vereinfachen können.

Aber nicht nur die Datenbank wird sich ändern, sondern auch die Berechtigungen. Sehr häufig wird bei einem Migrationsprojekt übersehen, dass das Berechtigungskonzept ebenfalls Teil des Ganzen sein muss. Selbstverständlich sind die Stammdaten und die Buchungsdaten essentiell für ein Unternehmen. Doch was bringt eine saubere Konzeption der zukünftigen Prozesse, wenn durch ein schlecht definiertes Berechtigungskonzept jede sinnvolle und wichtige Kontrolle umgangen werden kann. Die sogenannte Simplifikation List sollte daher ebenfalls im Vorfeld sehr genau studiert werden, um sicherzustellen, dass die zukünftigen Berechtigungen auch tatsächlich zu SAP S/4HANA® und den jeweiligen Prozessen passen.

Sind alle Vorarbeiten erfolgreich abgeschlossen, kann die Migrationsphase gestartet werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass mehrere Testläufe mit den Daten eingeplant werden und die Fachbereiche einerseits darin immer aktiv eingebunden sind und andererseits genügend Zeit bekommen, ihre Tests durchzuführen. Sehr gerne wird dieser Schritt entweder von Beginn des Projektes an vernachlässigt, oder aber aufgrund von zeitlichen Verzögerungen während des Projektes extrem verkürzt. Die Folge aus einer solchen Testverkürzung ist in der Regel, dass nach dem Go-Live sehr oft nachträglich im neuen Produktivsystem eingegriffen werden muss, um Fehler zu korrigieren, die wegen verkürzter oder gestrichener Tests im Vorfeld nicht erkannt wurden.

Datenabstimmung – Vollständigkeit, Richtigkeit, Nachvollziehbarkeit

Idealerweise sollten in jedem Testdurchlauf die Datenprüfungen als Teil der Teststrategie stattfinden. Damit kann sichergestellt werden, dass die Daten vollständig und korrekt übertragen wurden.

Durch solche Prüfungen können bereits vom ersten Durchlauf Konfigurations- bzw. Datenfehler erkannt werden. Aber auch unvollständige Daten-Mappings können dadurch erkannt werden.

In der Regel sind für alle Daten abzustimmen, ob die Übertragung vollständig und korrekt erfolgt ist, das heißt alle Stammdaten, Bewegungsdaten, Verkehrszahlen und Anwendungsparameter. Die Strategien für die Durchführung jedoch variieren. Bei manchen Datensätzen kann auf ein Stichprobenverfahren zurückgegriffen werden, in der Regel wird ein solches bei Stammdaten verwendet. Für das Stichprobenverfahren muss zuvor definiert werden, welcher Stichprobenumfang ausreichende Sicherheit über die Vollständigkeit gewährleistet. Im Idealfall findet hierzu im Vorfeld mit dem jeweiligen Wirtschaftsprüfer eine Abstimmung statt, um genau solche Fragen zu erörtern.

Für Bewegungsdaten kann auf SAP® Reports zurückgegriffen werden, um die Datensätze der beiden Systeme zu vergleichen.

Jeder Schritt, sei es nun über Stichproben oder über Reports, muss nachvollziehbar dokumentiert werden. Eine Überprüfung der Daten ohne schriftlichen Nachweis, wie vorgegangen wurde, insbesondere beim Auffinden von Fehlern, kann letzten Endes dazu führen, dass der Wirtschaftsprüfer, oder im schlimmsten Fall die Finanzbehörde, bei einer Überprüfung die Ergebnisse nicht akzeptieren.

FAZIT

Eine Migration ist prinzipiell eine enorme Herausforderung für jedes Unternehmen und wird zuweilen auch unterschätzt. Insbesondere, wenn die Migration von einem SAP®-System ECC 6.0 auf SAP S/4HANA® erfolgen soll.

Die Schwierigkeiten bei einer solchen Migration liegen in der neuen Struktur von SAP S/4HANA® und der veränderten Prozessabläufe, aber auch in der Neustrukturierung der Berechtigungen.

Daher ist es auch bei der Migration auf SAP S/4HANA® wichtig, die Hausaufgaben im Vorfeld zu machen und sämtliche Prozesse sowie Datensätze für die Migration zu definieren. Dabei darf auch nicht übersehen werden, dass bei einer Migration gesetzliche Rahmenbedingungen und Dokumentationserfordernisse einzuhalten sind. Solange diese Regeln berücksichtigt werden, die Konzepte von Anfang weitestgehend durchdacht und erstellt und die entscheidenden Migrationstestläufe in ausreichender Anzahl, mit genügend Zeit für fachliche Tests, eingeplant wurden, wird das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden können.

Hält sich das Projektteam noch weitere Zeitreserven in der Hinterhand, können auch Verzögerungen bei diversen Phasen des Projektes dem positiven Ausgang nicht entgegenstehen.

[1] IDW: https://www.idw.de/idw/verlautbarungen/idw-rs-fait-1/42928

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