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Aushängeschild: professioneller Prüfbericht

Die Arbeit eines Prüfers ist nach der Durchführung eines Audits oder Penetrationstests noch nicht getan. Vielmehr beginnt nun ein ebenso wichtiger Teil der Dienstleistung: Die Erstellung des zugehörigen Berichts.

Der Bericht sollte unbedingt als wichtiges Aushängeschild verstanden und bei seiner Anfertigung viel Augenmerk auf eine gute Erscheinungsform gelegt werden – etliche Rechtschreibfehler, missverständliche Formulierungen oder andere Mängel lassen die Prüfung unglaubwürdig erscheinen, selbst wenn sie eigentlich mit viel Expertise durchgeführt wurde.

Die nachfolgende kleine Übersicht soll Anregungen liefern, wie eine Berichtserstellung durchgeführt und optimiert werden kann.

Für den Aufbau eignen sich gewisse Standardbausteine:

  • Deckblatt mit Hauptinformationen (u. a. Auftraggeber, Autoren, Status)
  • Prüfübersicht mit allen Informationen zur Prüfung (z. B. Zeitraum, Personentage, Ansprechpartner, Ziele)
  • Inhaltsverzeichnis (auch für kurze Berichte)
  • Summary mit den wichtigsten Feststellungen (als verständlicher Überblick z. B. für die Führungsebene)
  • Tabellarische Übersicht sämtlicher Feststellungen inkl. Kritikalität und Maßnahmen
  • Aufschlüsselung der gesamten Prüfung (alle Feststellungen, Erklärungen, Empfehlungen, Vorgaben etc.)
  • Anhang mit den Quellen (z. B. Screenshots, Scanergebnisse)

Es ist nicht zu unterschätzen, wie viel Zeit beim Schreiben durch die Verwendung von Shortcuts bzw. Tastenkürzeln eingespart werden kann. Unter Windows bewirkt z. B. das Drücken der Strg-Taste, dass sich Cursor-Bewegungen (Pfeiltasten), Löschen (Rücktaste/Entf) und Markieren (Shift) auf ein ganzes Wort anstelle eines einzelnen Buchstabens auswirken. Mit Pos1 und Ende kann man an den Anfang bzw. das Ende einer Zeile springen und mittels Shift bis dorthin markieren. Mit Bild↑ bzw. Bild↓ lässt sich um eine Bildschirmhöhe scrollen und ein schnelles Wechseln der Fenster ist mit Alt + Tabulator möglich.

Ein Synonymwörterbuch, Thesaurus genannt, liefert zu einem Wort alternative Begriffe mit gleicher oder ähnlicher Bedeutung. Beispielsweise lässt sich „prüfen“ u. U. durch „begutachten“, „inspizieren“, „kritisch beleuchten“ und noch viele weitere Bezeichnungen ersetzen. Ein Text kann somit abwechslungsreicher formuliert und Wortwiederholungen vermieden werden. Kostenlos nutzbar ist z. B. der Thesaurus auf www.openthesaurus.de.

Erfahrungsgemäß ist einer der am häufigsten gemachten Rechtschreibfehler die falsche Schreibung von zusammengesetzten Nomen (Komposita) mittels Leerzeichen. Das ist im Deutschen jedoch nicht richtig. So heißt es z. B. Computernetzwerkprüfbericht oder Computernetzwerk-Prüfbericht – ein Bindestrich darf für mehr Leserlichkeit gesetzt werden, ein Leerzeichen ist aber verboten. Auch bei englischen Wortbestandteilen wie „brute force“ oder „layer 2“ steht im deutschen Kompositum kein Freiraum: Brute-Force-Attacke oder Layer-2-Protokoll. Dasselbe gilt für Abkürzungen vorm Nomen: HTTP-Methode, IP-Adresse.

Die verbundene Schreibweise gilt, entgegen gängiger Praxis, auch für vorangestellte Markennamen: CiscoRouter, Oracle-Datenbank, SAP-System.

Wörter englischer Herkunft, die wegen ihrer häufigen Verwendung als Anglizismen in die deutsche Sprache aufgenommen wurden, werden auch wie deutsche Wörter behandelt. „Scanner“ und „Account“ etwa stehen daher im Kompositum ebenfalls nicht frei: Port-Scanner/Portscanner, Darknet-Account. Einzig, wenn der Begriff durchweg englisch und kein Anglizismus ist, wird wie in der Ursprungssprache getrennt geschrieben. Es handelt sich dann um ein Zitat oder einen Eigennamen: CBC Mode (Cipher Block Chaining Mode), Directory Listing, Stealth Rule.

Das Leerzeichen gibt es in einer „geschützten“ Variante. Durch dieses Sonderzeichen kombinierte Ausdrücke werden durch Zeilenumbrüche oder Blocksatzformatierung nicht mehr getrennt oder auseinandergezogen. Beispiele für einen sinnvollen Einsatz sind i. A., u. U., 4 000 Euro, 3 GHz. In Microsoft Word lässt sich das geschützte Leerzeichen durch die Tastenkombination Strg + Shift + Leertaste erstellen.

Werden Bilder im Bericht verwendet, sind bestimmte Grafiktools hilfreich. Die kostenlose und mächtige Software GIMP kann für komplexe Bearbeitungen oder auch nur für einige schnelle Anpassungen verwendet werden. Mit einem Snipping Tool lässt sich gezielt ein Ausschnitt des Bildschirms kopieren, ohne einen ganzen Screenshot anfertigen und diesen dann zuschneiden zu müssen.

In jedem Fall sollte vor dem Absenden des Berichts an den Kunden eine sorgfältige Prüfung erfolgen. Es bieten sich mehrere Durchläufe mit je einem anderen Fokus an, z. B. auf Orthografie oder Inhalt. Jedes einzelne Element, egal ob Tabelle, Grafik oder Kopf-/Fußzeile, muss noch einmal gesichtet werden. Hilfreich ist die Erstellung einer Checkliste mit wichtigen Fragen wie:

  • Sind alle Namen richtig geschrieben (etwa Meier/Meyer)?
  • Ist das Inhaltsverzeichnis aktuell?
  • Funktionieren Links?
  • Ist der Anhang vollständig?
  • Wurde jede Abbildung beschriftet?
  • Sind Schreibweisen (z. B. von Datumsangaben) konsistent?

Microsoft Word bietet unter dem Reiter „Überprüfen“ entsprechende Funktionen an. Es können z. B. Kommentare eingefügt oder Textänderungen nachverfolgt werden. Bei der Nutzung der Rechtschreibprüfung ist Vorsicht geboten, da die Vorschläge mitunter für den gegebenen Kontext unpassend sein können.

Firmenintern lassen sich wichtige Informationen zum Prüfbericht wie Schreibkonventionen, Mustertexte und Hinweise in einem eigenen Intranetbereich sammeln. Auch eine Berichtsvorlage sollte allen Schreibern zur Verfügung stehen. Wird der Bericht in Word verfasst, ist der Einsatz programmeigener Bordmittel hilfreich wie Daten-Schnellbausteine oder Makros, die automatisch die tabellarische Übersicht generieren.

In intern durchgeführten Seminaren können die Kollegen zu allen Aspekten des Prüfberichts geschult werden, sodass dieser dem Kunden stets professionell und konsistent übermittelt werden kann und die Dienstleistung würdig repräsentiert.

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